Cómo dirigir un equipo a distancia con éxito

Desde sus inicios, los founders de kiban aprendimos a trabajar a distancia: al principio, Alex Grin, CTO de la empresa –también mi socio y amigo– radicaba en París y yo permanecí en México. Sin embargo, hace alrededor de un año decidí mudarme a Francia por motivos personales.

A pesar de que durante la pandemia logramos trabajar fuera de la oficina con éxito (en kiban comenzamos a laborar desde casa unos días antes de que se declarara oficialmente la cuarentena), para muchos surgió la inquietud sobre si podríamos sostener a kiban con los directores en un lugar del mundo y el resto del equipo en el otro.

Soltar la ilusión del control

A un año de distancia puedo decir que el reto principal de vivir del otro lado del mundo es no trabajar al mismo tiempo que el equipo: actualmente, la diferencia del huso horario entre Francia y México es de ocho horas. Pero no tengo duda de que con esta dificultad vino un enorme aprendizaje, pues esto nos obligó a organizarnos mejor, a aprender a delegar más cosas y a tenerle todavía más confianza al equipo. Soltar siempre es un problema para los founders, pero estas decisiones nos pusieron en una situación en la que no hubo opción.

Es indispensable aceptar que no es posible tener todo bajo control cuando estás lejos de tu equipo, pero tampoco cuando estás cerca. Muchos hemos tenido la ilusión de que controlamos todos los factores cuando estamos en la oficina pero no es así: con el covid aprendimos esta lección y con mi mudanza a Francia, lo confirmamos.

Por otro lado, es muy fácil detectar cuando alguien no está trabajando a distancia. No somos dos en la compañía, somos 30 en total, entonces es sencillo comparar el desempeño de una persona con los demás. Nuevamente, con el covid aprendimos que una persona no produce por estar en la oficina, produce porque le gusta la empresa y el proyecto y se compromete con él.

Los MUSTS del trabajo a distancia

Desde nuestra experiencia en kiban, existen cuatro musts para desempeñarnos con éxito aunque estemos en distintas partes del mundo:

1 Documentar todo, no esperar a tener reuniones. Por ejemplo, ahora que utilizamos Jira de manera muy eficiente, somos menos propensos a hacer reuniones. Al usar Jira dejamos un rastro sobre lo que hacemos, nos obliga a todos a ser más eficientes con la comunicación escrita.

2 Tocar base entre cinco y 10 minutos diariamente. En kiban hablamos diario, tenemos dailys  con nuestros heads y adicionalmente tenemos reuniones semanales que nos permiten estar en contacto con todo el equipo.

3 Aceptar que hay momentos en que la gente es menos productiva. Aceptar también que nos vamos a equivocar y que, a veces, las cosas tienen que esperar hasta el día siguiente.

4 Estar bien alineados sobre cuáles son las prioridades.

Después de este año en el que los founders de kiban hemos dirigido la empresa desde otro país, también confirmamos que tenemos un equipo muy fuerte y que está muy comprometido con el proyecto. Eso nos ha permitido funcionar de esta manera con éxito.

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